WAT MAG ACM BIJ EEN BEDRIJFSBEZOEK DOEN?

De ACM mag onderzoeken om te kijken of ondernemingen zich aan de regels houden. Dat doet zij bijvoorbeeld via een bedrijfsbezoek om zo gegevens te verzamelen of vragen te stellen. Een bedrijfsbezoek vindt meestal onaangekondigd plaats, om er voor te zorgen dat het onderzoeksteam de nodige gegevens ook kan vinden.

In de wet staat dat ACM bij een bedrijfsbezoek:

plaatsen mag betreden

ACM mag elke plaats betreden waar belangrijke informatie voor het onderzoek ligt. Dat betekent dat ACM in bedrijfsruimten mag kijken, maar bijvoorbeeld ook in woningen en auto’s. Wil ACM een woning betreden? Dan kan dat met uw toestemming. Geeft u geen toestemming? Dan moet ACM eerst een machtiging van de rechter-commissaris krijgen.

inlichtingen mag vragen

ACM mag vragen stellen om informatie in te winnen. ACM kan vragen stellen die medewerkers schriftelijk moeten beantwoorden, het kan ook om mondelinge verklaringen gaan.

gegevens mag bekijken

ACM mag gegevens bekijken en kopiëren. Dit kan gaan om papieren stukken, maar ook om digitale gegevens.

Als het nodig is, kan ACM tijdens een bedrijfsbezoek ook:

bedrijfsruimten en voorwerpen verzegelen

Kan ACM het bedrijfsbezoek niet op de eerste dag afronden? Dan mag ACM bedrijfsruimten en voorwerpen verzegelen. Het verbreken van de ACM-zegels is verboden en kan leiden tot een boete. Brengt ACM in uw pand zegels aan? Denkt u er dan aan dat u iedereen die in het pand aanwezig kan zijn op de hoogte brengt van de zegels. Niet alleen uw medewerkers, maar ook schoonmakers of beveiligers.

de politie inschakelen

Soms is het noodzakelijk dat ACM ondersteuning vraagt aan de politie. De politie mag geen onderzoeksactiviteiten verrichten. Zij zorgt er alleen voor dat het onderzoeksteam zijn werk goed kan doen.

Bron: ACM

HOE TE COMMUNICEREN TIJDENS EEN DAWN RAID?

De communicatie tijdens en na een Dawn Raid kunt u deels voorbereiden. Een groot deel zal echter ad hoc moeten plaatsvinden, omdat dit afhankelijk zal zijn van de situatie.

Uitgangspunt bij crises is dat een organisatie in principe binnen een uur van zich laat horen. Bij een dawn raid kan anders worden besloten, indien daarmee de juridische belangen van uw organisatie beter worden gediend. Deze afweging moet worden gemaakt in overleg met uw advocaat en eventueel met uw externe communicatieadviseur.

Zorg voor eenduidige woordvoering

Alle binnenkomende telefoongesprekken over de Dawn raid worden doorverbonden naar het secretariaat van het Dawn Raid Team. De directeur corporate communicatie is verantwoordelijk voor (het beleggen van) de woordvoering.

De crisiswoordvoerder dient op elk incident, hoe klein ook, te anticiperen. De crisiswoordvoerder maakt een korte risicoanalyse en bepaalt van elk risico de impact.

Houd daarbij met een aantal zaken rekening. Zo is het handig om de woordvoering bij een onderzoek bij één persoon binnen de organisatie te beleggen en de escalatielijn naar de directie te benoemen. Zorg er verder voor dat de crisiswoordvoerder de enige persoon is die intern en extern de communicatie verzorgt. Mochten derde partijen betrokken zijn, benoem dan één externe crisiswoordvoerder. Zorg bovendien voor een draaiboek voor crisiswoordvoering. Het is daarnaast van essentieel belang dat alle verantwoordelijken bij een dawn raid hun verantwoordelijkheid kennen voor wat betreft het verstrekken van informatie aan de crisiswoordvoerder en die ook naleven. Beleg tot slot de monitoring van on- en offline media en zorg voor de juiste tools en expertise, al dan niet door het inschakelen van uw externe communicatieadviseur.

Monitor continu

Monitoren en analyseren van on- en offline media is een wezenlijk onderdeel van (crisis)communicatie. Uw organisatie moet weten wat er speelt, zodat u adequaat kunt reageren. Tijdens een inval is het van groot belang om te blijven monitoren. Schakel hier al dan niet uw externe communicatieadviseur voor in.

Zorg voor tijdige interne communicatie

Medewerkers bepalen voor een groot deel het externe beeld van uw organisatie. Zorg dan ook dat de interne communicatie minimaal gelijke tred houdt met de externe communicatie.

Tijdens een onderzoek of inval door mededingingsautoriteiten hebben werknemers zowel behoefte aan informatie als het geven van feedback. Zorg hierbij voor het geven van ruimte aan vragen van medewerkers en duidelijkheid als u die vragen niet zult kunnen beantwoorden vanwege mogelijke juridische consequenties. Verder is het belangrijk dat onzekerheid wordt aangepakt, omdat dat ruimte kan geven aan speculaties.
Maak ook intern duidelijke afspraken met de medewerkers. Geef aan dat zo lang de zaak bij de onderzoeksambtenaren ligt, er niet naar buiten toe over gecommuniceerd kan worden en dat ook van hen verwacht wordt dat ze hier niet naar klanten, leveranciers of andere externe partijen over communiceren.