Een onderzoek door een mededingingsautoriteit kan leiden tot een boete. Het is daarom zaak om zo snel mogelijk een advocatenkantoor te betrekken bij een onderzoek. Maar als er sprake is van een inval of dawn raid, dan is ook de reputatie van uw organisatie in het geding. Zaak dus om de juiste instructies paraat te hebben en een dawn raid team te hebben, maar ook de communicatie rondom een mogelijke dawn raid zo goed als mogelijk voor te bereiden. 

Ontwikkeling scenario’s en communicatiestrategie

Denken in scenario’s is een middel om vooraf te bepalen hoe situaties zich kunnen ontwikkelen en welke communicatiestrategie uw organisatie in die situaties zou moeten hanteren. Het dawn raid team zou mogelijke scenario’s moeten ontwikkelen waarin juridische scenario’s worden gecombineerd met bijbehorende strategie in communicatie. De geformuleerde scenario’s kunnen een onderdeel vormen van het dawn raid handboek.

Trainingen

Weeg bij uw voorbereidingen af of het nuttig kan zijn een aantal trainingen voor uw directie en/of uw medewerkers te verzorgen. Veel advocatenkantoren geven compliance-trainingen. Deze trainingen zijn er op gericht om bewustzijn te creëren over welke activiteiten en gedragingen wel en niet geoorloofd zijn op basis van de Mededingingswet. Voorts kunnen mediatrainingen (al dan niet via uw externe communicatieadviseur) nuttig zijn om directieleden en woordvoerders voor te bereiden op eventuele vragen van journalisten.

Breng stakeholders in kaart

Organisaties worden steeds afhankelijker van hun stakeholders. Bij een onderzoek of inval is de communicatie met stakeholders dan ook van groot belang. Dat vraagt om een gedegen, proactieve strategie. Denk hierbij niet alleen aan externe stakeholders; de communicatie met uw eigen medewerkers is eveneens van groot belang om rust te bewaren in uw bedrijf.

Goed stakeholdermanagement begint met het in kaart brengen van stakeholders, een arbeidsintensief karwei. In de praktijk is het vaak een combinatie van het gebruik van eerdere (media)lijsten met contactpersonen en een zoektocht via Google, LinkedIn en andere media. Leg de gegevens van de stakeholders vast in uw crisishandboek of het dawn raid handboek en maak een prioritering.

Kies kanalen

Maak vooraf een keuze voor de kanalen en accounts die uw organisatie wil gebruiken bij de communicatie over een dawn raid en hang deze aan uw stakeholders. Denk daarbij niet alleen aan traditionele media zoals brieven en e-mail, maar ook aan sociale media, zoals Twitter. Een goede boodschap en bijbehorende #hashtag op Twitter kan het juiste frame geven aan een dawn raid.

Kies voor uw interne communicatie de kanalen die u normaal ook gebruikt. Medewerkers zijn daar aan gewend en het draagt bij aan het bewaren van de rust.

Kernboodschappen en Q&A’s

Stel van te voren concepten op voor externe en interne kernboodschappen die naar buiten kunnen worden gebracht over de inval. Vooraf heb je daar nog de tijd voor. De boodschap moeten immers zorgvuldig worden afgestemd met de directeur communicatie en de leidende advocaat / bedrijfsjurist. Stel ook een aantal kritische Q&A’s op die u denkt te kunnen verwachten. Denk hierbij aan vragen van zowel externe stakeholders (waaronder de media) als interne stakeholders.

Bereid monitoring voor

In een crisissituatie als die van een inval, is monitoring van groot belang. Zorg er voor dat u de juiste tools en expertise in huis heeft. Bij een crisis moeten analyses sneller gemaakt worden en moeten de conclusies kloppen.